«

»

Jul 31

Er du selv effektiv med IT?

Alle er deres egen sekretær.

På alle arbejdspladser er vi efterhånden alle sammen blevet vores egen sekretær. Der er ikke længere mange positioner, der kommer med en sekretærfunktion tilknyttet. Når det endelig er tilfældet, er det ofte ikke sekretærens opgave at tage diktat, skrive eller lave forskellige præsentationer til formidling. Alle er altså deres egen sekretær på disse områder.

Det betyder også, at alle efterhånden bør lære at arbejde effektivt med IT.

 

De små bække, der gør en stor besparelse.

Der er mange forskellige måder at komme i mål med besparelser og effektiviseringer. En af de mere oversete er nok de mange små gevinster, der ligger i en effektiv brug af IT på alle niveauer i en organisation eller virksomhed.

Jeg taler selvfølgelig først og fremmest om de åbenlyse ting, der gør en hurtigere på tasterne eller i det hele taget i brugen af IT. De er alle kendte i forvejen, men det er forbløffende, hvor lidt vi effektiviserer ad denne vej. Nogle gode eksempler på små bække, der kan flyde hurtigere er:

  • Genvejstaster – bruger du dem? De er vist efterhånden en fast del af alle programmer og rigtig mange af dem er standardiserede og lette at huske. Genvejstaster giver desuden den fordel, at du skal bruge musen mindre, hvilket forbedrer ergonomien og din arbejdshastighed.
  • Oprydning – lige som dit fysiske skrivebord og dine fysiske arkivskabe, så giver det rigtig god mening at holde god orden på din computers skrivebord, i dine mapper og i din mailboks. Ryd op og hold orden. Så er det lettere at finde dine sager frem igen.
  • Minimer antallet af faner og åbne programmer – Du kender det jo godt. Efter et par timers arbejde, kan du efterhånden ikke længere finde ud af, hvor du er, fordi du har alt for mange faner eller programmer kørende på samme tid.
  • Kend dine programmer – Der er ikke ret mange, der benytter sig af den fulde kapacitet, der er til rådighed i de standardprogrammer, som vi bruger i dagligdagen. Der er rigtig mange funktioner, som kan lette arbejdet, men det kræver selvfølgelig at man kender dem. Så sæt dig godt ind i dine programmer, inden du begynder at lave work-arounds, der faktisk findes en lettere løsning på.

 

Multi-tasking, seriel-tasking eller interrupt?

I rigtig mange stillinger og stillingsopslag ønsker arbejdsgivere stadig ansatte, der kan ”have mange bolde i luften”, som kan ”multitaske” eller der kan fungere som blæksprutter.

Det er der masser af folk, der er rigtig gode til, men man skal generelt passe på med begreberne og arbejdsmetoderne, for det er ikke nødvendigvis det samme.

Nyere forskning (blandt andet denne artikel fra Psykology today) har vist, at vi faktisk slet ikke er ret gode til (eller faktisk slet ikke kan finde ud af) multitasking. I hvert fald ikke, hvis dette defineres som det, at løse to eller flere opgaver på en og samme tid. I stedet benytter vores hjerne sig af seriel-tasking, hvilket vil sige, at vi lynhurtigt skifter fra en opgave til en anden. Der er så nogle mennesker, der er rigtig gode til at omstille sig fra en opgave til en anden i løbet af meget kort tid, imens andre skal bruge længere tid på det. Det er nok i bund og grund det, der er forskellen på, om vi er gode eller dårlige til at ”multitaske” – hvor hurtige er vi til at stille om fra en opgave til en anden.

Uanset om vi er hurtige eller langsomme til det, så er det dog helt sikkert, at vi alle mister en lille smule fokus og bliver en lille smule mindre effektive i vores opgaveløsning, hver eneste gang vi skal skifte fra den ene opgave til den anden.

Det pussige er, at det faktisk ikke er så ofte, at skiftene er påkrævede af vores omgivelser eller arbejdsgivere. Mange gange er det faktisk muligt for os at gøre den ene opgave færdig, før vi begynder på den næste. Det vil sige, at det er os selv, der er skyld i de mange skift og det deraf følgende fald i effektiviteten. I stedet for at multitaske effektivt, forsøger vi at løse to eller flere opgaver samtidig, hvilket egentlig mange gange betyder, at den primære opgave udsættes til fordel for andre. I stedet for multitasking eller serieltasking bliver de andre opgaver derfor til ”interrupt” eller forstyrrelser i forhold til den primære opgaveløsning.

 

Effektiv ”tasking” eller opgaveløsning?

Der er prøvet en del løsninger på, hvordan man effektiviserer på dette område. Nogle virksomheder har forbudt brugen af sociale medier (hvilket for mig at se kan være ganske OK i mange sammenhænge), nogle har politikker for, hvornår og hvordan der må sendes interne e-mails imens endnu andre har forsøgt sig med begrænsninger i tilgængeligt software på de arbejdsstationer, som er til rådighed for medarbejderne.

For mig at se, er der dog nogle dybere psykologiske aspekter på spil her. Det minder på mange måder om, at det tidspunkt på året, hvor der er renest på et kollegium er, når det er eksamenstid. Eller da vi som børn ”liiige” skulle være færdige med noget andet, før vi kunne rydde op på vores værelser.

Det er overspringshandlinger, interrupts og alt muligt andet, der i allerstørst grad forhindrer os i den effektive opgaveløsning. Men hvad er det så lige, vi kan gøre ved det?

Min lommepsykologi her siger mig, at vi skal vende dette mønster om, så vi i stedet benytter os af afbrydelserne som en form for belønning.

En metode til dette kunne være at lave regler for dig selv om, hvornår du må lade dig blive afbrudt. For lad os nu bare med det samme indse, at vi ikke kan være 100 % fokuserede igennem en hel arbejdsdag. Lav derfor nogle regler for, hvor langt du skal være nået, før du kan give dig selv lov til at lave noget andet. Jeg vil for eksempel være færdig med at skrive helle dette blog-indlæg før jeg giver mig selv lov til at tjekke mail.

Kunsten ligger i at ramme det rigtige niveau. Hvis perioderne uden ”belønningen” varer for længe, så kan vi alligevel ikke hold fokus og bliver de for korte, ja så kan det være lige meget, for så er vi tilbage hvor vi startede.

Det kræver selvfølgelig nogen øvelse. Det er ikke noget der kan sættes en formel på. Vi har alle sammen forskellige tærskler for, hvor længe vi kan holde fokus, før det hele begynder at skride og hvor mange små ”belønninger”, vi har behov for i løbet af dagen. Det kræver selvfølgelig også først og fremmest, at man har en nogenlunde struktur på sin dag eller sine opgaver, eller er det jo nærmest umuligt at planlægge sine afbrydelser.

Når det lykkes, er det dog hele arbejdet værd og jeg er sikker på, at du også selv vil kunne opleve en effektivisering i din egen tilgang til din opgaveløsning.

God fornøjelse og effektiv arbejdslyst.

 

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>