«

»

Oct 10

Den korte vej – til at drive projekter i en stor organisation

Hvis du arbejder i en stor organisation, kender du det sikkert ganske godt.

 

”Nogen” får en idé til et projekt. (Muligvis skal det munde ud i en større implementering i hele organisationen og er egentlig et pilotprojekt, men det er lidt lige meget i denne sammenhæng)

Fra Idéen fødes til den endelig bliver skudt i gang går der så lang tid, at det hele næsten kan være lige meget. Gnisten er væk og den gode idé har mistet hele sin pondus. Alle involverede parter gider ikke vente mere og når man endelig når til at der skal driftes noget, er der ikke længere nogen, der gider tage opgaven. Ikke engang den ”nogen”, som oprindeligt fik idéen.

 

Men hvad gør man så? Hvordan undgår man at suge energien ud af et projekt og alle de deltagende inden projektet overhovedet er kommet i gang?

Der er skrevet mange gode bøger om projektledelse, men her får du lige vores bidrag om emnet i grove træk.

Igennem 7 punkter er det muligt i overordnede træk at beskrive, hvordan du kommer hurtigt i gang og godt i mål med et nyt projekt.

 

De 7 punkter er (i overskrifter)

  1. Økonomisk ramme
  2. Blokkeringer eller go go go?
  3. Forhindringer?
  4. Ret til
  5. Full scale
  6. Evaluer
  7. Kør drift

 

1. Økonomisk ramme.

Dette punkt handler om, at det allerførste du skal have styr på, er den økonomiske ramme for projektet. Alt for mange projekter strander undervejs – eller inden de overhovedet er kommet i gang, på grund af manglende økonomi.

Det betyder ikke, at du skal lave store forkromede businesscases eller beregninger langt ud i fremtiden i budgetter, der alligevel ikke går længere end et halvt år frem i tiden. Det sværeste at spå om er fremtiden, så det er bedre ikke at bruge for megen tid på det.

Du skal bare have styr på den økonomiske ramme. Så let er det. Hvor mange penge har du at gøre godt med? Hvor stort et overskud skal du generere eller hvor stor en besparelse skal du regne med at skulle levere? Få det nu (af-)klaret.

 

2. Blokeringer eller go – go – go?

Er der nogen? Med blokkeringer mener vi noget, der tilsyneladende er en uoverstigelig forhindring i forhold til projektet. Det kan være en god idé, men det kan også være, at der ikke er nogen, der har gjort det før, fordi der er andet, der står i vejen for det. Det kan være lovgivning, andre interesser i organisationen, direktionsbeslutninger, der går i en helt anden retning eller så meget andet, at man kan blive helt forpustet.

Hvis der er noget, der ligner en blokering, så er det her og nu, at du skal finde ud af, om projektet er værd at gå videre med. Kan blokeringen fjernes? Er der interesse i at blokeringen fjernes?

Er der ingen blokeringer eller kan de fjernes, så er det faktisk allerede her, at vi vil anbefale det første go. Nu skal du arbejde hurtigt. Jernet er varmt og så er det med at smede. De første forløb skydes i gang nu. Find de dele af dit projekt, der kan køre selvstændigt eller find områder, hvor du kan køre et pilotprojekt i lille skala og kom i gang. Der er ingen grund til at vente

 

3. Forhindringer

Når nu du er i gang med smådelene eller pilotprojekter i mindre skala vil der helt sikkert dukke nogle forhindringer op.

Det er faktisk derfor, at vi anbefaler at starte op med dem allerede i punkt 2. Der vil næsten i alle tilfælde dukke nogle uforudsete forhindringer op når man først er kommet i gang.

Fordelen ved at du allerede er i gang er, at du så at sige har startet snebolden. Den ruller nu og der skal meget til at stoppe den. De involverede parter vil være med på din side og det er lettere at rydde de mindre forhindringer af vejen. Da du har været igennem punkt 2 allerede, er dette mere et spørgsmål om problemløsning for at få projektet til at fungere optimalt.

 

4. Ret til

Punktet her kunne hedde det samme som punkt 6. Der er nemlig tale om en mini-evaluering. Når det nu hedder ”Ret til” i stedet, så er for at værre helt sikker på, at der også sker rettelser. Det er ikke altid at vi husker at gennemføre forandringer som følge af en evaluering – mærkeligt nok.

Imens du er i gang med at rette til, så det hele fungerer optimalt, så begynder du på en udrulning af projektet. Nu er det ikke længere et pilotprojekt. Nu er de små dele lige pludselig blevet til frontløbere for en helt ny måde at arbejde på, en ny metode, procedure eller til sit helt eget projekt. Det er derfor også super-vigtigt, at du her er med i udviklingen og de mange rettelser der er i forhold til at projektet nu skal fungere i nye og større rammer. Der vil helt sikkert dukke spørgsmål op, som ikke er blevet besvaret, uanset hvor godt pilotprojektet har været.

 

5. Full scale

Så kører bussen.

Hvis de første 4 trin i denne lange raket er fyret ordentligt af sted, så er dette skridt lige så overkommeligt som de øvrige. Du har ryddet de fleste forhindringer af vejen, du har styr på økonomien og projektet burde efterhånden passe ind, der hvor der skal placeres.

Et vigtigt step på dette tidspunkt er at få placeret ansvaret for projektets dele. Du har selvfølgelig selv det overordnede ansvar og forhåbentlig har du også uddelegeret af det undervejs til dette punkt. Nu handler det om, at du skal være sikker på, at dine ansvarshavende folk også lever op til det. Projekter uden ansvar kan kun ende dårligt.

 

6. Evaluer

Når dit projekt har kørt full scale i et stykke tid og du begynder at have lidt plads i tidsplanen til det, så kan du begynde at evaluere. Og jeg mener selvfølgelig at evaluere ordentligt og bruge resultaterne fornuftigt. Det kan godt være, at du er blevet bedt om at levere resultater på nogle bestemte udvalgt områder. Så leverer du selvfølgelig det, men det er vel ikke grund nok til at stoppe med at evaluere?

Den gode evaluering, som du for så vidt godt kan holde resultatet af for dig selv, har tre hovedelementer, som desværre alt for ofte bliver glemt. Det kan godt være, at du har lavet nogle fejl, som du ikke vil have offentligt ud, men så hav dem med i din private evaluering. Bare du husker de tre elementer i evalueringen

  • Vær ærlig
  • Lær
  • Lav forandringerne

Det vil sige, at du skal lave en ærlig evaluering, som viser, hvor det kunne gøres bedre. Så skal du lære af det og sidst men ikke mindst, så skal du lave de forandringer, der skal til for at rette op på projektet inden du evaluerer næste gang.

 

7. Kør drift.

Det er blevet moderne at sige at man drifter noget. Jeg ved ikke helt, hvor det udtryk stammer fra, men det giver ingen mening for mig. Jeg mader jo heller ikke (min søn er blevet for gammel til det) jeg laver mad.

Men bortset fra den svada om dansk sprogbrug, så er dit projekt hermed nået til driftsfasen. Det betyder selvfølgelig ikke, at du bare skal slippe tøjlerne og lade det hele sejle sin egen sø – med mindre du har leveret varen og virksomheden eller organisationen nu skal køre det selv.

En løbende evaluering, effektmåling eller en anden form for sladrehank er altid en rigtig god idé ved implementering af nye projekter eller tiltag.

Så herfra er det easy-going, smooth sailing og a piece of cake – sådan næsten i hvert fald.

 

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>